i søger en struktureret og serviceorienteret kollega med erfaring inden for et miks af administrative, serviceorienterede og IT/systemmæssige opgaver.
I jobbet har du både en række selvstændige opgaver, men hjælper også dine kollegaer og vores ansøgere, og får således mange forskellige samarbejdsflader. Ud over at være den administrative koordinator, får du også en vigtig funktion ift. vores ansøgnings- og bevillingssystem GrantOne, hvor du på sigt bliver teamets specialist og superbruger. Det betyder, at du er go-to person og dén, der hjælper sekretariatet med systemopsætninger og -justeringer enten selv eller i samarbejde med systemleverandøren Grant. Herudover vil din hverdag gå med at besvare henvendelser fra potentielle, såvel som aktuelle ansøgere samt supportere dine kollegaer og bidrage med løsninger, der sikrer et effektivt uddelingsarbejde.
Du bliver en del af et team med højt kvalificerede kollegaer, hvor vi har et uhøjtideligt miljø og hele tiden arbejder for at der er god trivsel.
Dine opgaver
Administrative funktioner ift. ansøgnings- og bevillingssystem GrantOne
- Support til sekretariatet i det daglige brug af systemet Brugeradministration
- Opsætning og klargøring af systemet ift. fremtidige ansøgninger, herunder opsætning af ansøgningsskemaer, skabeloner mm.
- Dialog med leverandøren ift. systemopsætning og udvikling af nye funktioner
- Udarbejdelse af vejledningsmateriale til sekretariatet, ansøgere og bevillingsmodtagere
Dialog med ansøgere/bevillingsmodtagere
- Svare på mails og telefonopkald fra forskellige ansøgermålgrupper
- Løbende vejledning og support til ansøgere og bevillingsmodtagere
- Administrativ opfølgning på projekter og udsendelse af svar til ansøgere
- Styring af statusrapportering og dokumentation fra bevillingsmodtagere
Administrativ koordinering for Uddelingsteamet
- Mødeplanlægning og -forberedelse samt koordinering af de daglige aktiviteter i uddelingsteamet
- Tovholder og teknisk hjælp til Teams-webinarer for ansøgere, bevillingsmodtager og øvrige interesser
- Koordinering ifm. afvikling af erfa-møder, workshops og konferencer
- Styr på lager og logistik omkring brochurer, udstillingsmaterialer og -systemer, materialebibliotek, udsendelse og logistik ved udstillinger og messer m.m.
Hen over året er der i sekretariatet nogle kendte spidsbelastningsperioder, som betyder, at vi hjælper hinanden på tværs af teams - f.eks. i forbindelse med medlemsmøder og repræsentantskabsmøder.
Har du den faglige erfaring der skal til, og er du også struktureret og servicemindet?
Vi forventer, at du har solid all-round erfaring med administrative opgaver, herunder erfaring med at løse, håndtere og effektivisere arbejdsgange og processer. Vi lægger desuden stor vægt på, at du er vant til og har hands-on erfaring med it-administrationssystemer. Har du erfaring med eller kendskab til arbejdsgange samt it-systemer, der understøtter ansøgnings- og bevillingsadministrative processer, fx GrantOne vil det være en fordel. Der er en del kommunikative elementer i stillingen, og du skal derfor være god til at formulere dig skriftligt og mundtligt.
Du har en relevant kontoruddannelse og min. 3-5 års praktisk erfaring med de arbejdsområder vi tilbyder. Vi er åbne for, hvor din erfaring kommer fra, det kan fx være en fond, offentlig myndighed, forening eller virksomhed.
For at passe godt til Velliv Foreningen, søger vi en ny kollega som har en venlig og tydelig serviceindstilling til vores mange kontakter. Herudover forventer vi at du:
- Er struktureret, logisk tænkende og med orden i penalhuset
- Har et godt overblik og bevarer roen, også under pres
- Er ansvarsbevidst, kvalitetsminded og pligtopfyldende
- Er fleksibel, hjælpsom og serviceminded
- Er engageret og med gå-på-mod
- Er god til at samarbejde internt som eksternt.
Vi tilbyder
Velliv Foreningen bor i indbydende lokaler i Ballerup med frokostordning og har et levende sekretariat med højt til loftet. Vi tilstræber en god balance mellem arbejds- og privatliv ved at tilgodese både fleksibilitet for den enkelte og et stærkt arbejdsfællesskab. Du tilbydes gode ansættelsesvilkår. Lønnen afspejler stillingens ansvar og opgaver samt dine kompetencer og erfaring.
Stillingen er med reference til Uddelingschefen.
Din ansøgning
Vi ønsker tiltrædelse snarest muligt, og beder dig uploade din ansøgning og cv til Mercuriurval.dk snarest muligt og senest d. 23. oktober kl. 9. Der afholdes samtaler den 28. oktober.
Mercuri Urval medvirker til rekrutteringsprocessen. Yderligere oplysninger om stillingen kan fås i fortrolighed hos direktør hos Mercuri Urval Henriette von Essen-Leise på tlf. 2943 5048. Du er også velkommen til at kontakte adm. direktør Lars Wallberg på law@vellivforeningen.dk.