1 Behandling af personoplysninger
Som et naturligt led i Velliv Foreningen fmba’s (”Velliv Foreningen”, ”Vi”, ”Vores”) aktiviteter og varetagelse af opgaver, behandler Velliv Foreningen personoplysninger om hjemmesidebesøgende, medlemmer og andre registrerede, som er eller har været i kontakt med Velliv Foreningen. Det er Velliv Foreningens politik, at der skal være åbenhed om denne behandling. Denne politik beskriver derfor, hvordan vi behandler de personoplysninger, som indsamles om vores medlemmer samt andre, der gør brug af vores hjemmesider, herunder www.vellivforeningen.dk, kontaktformularer og andre platforme.
2 Dataansvarlig
Det er Velliv Foreningen, CVR-nr. 36741422, Lautrupvang 10, 2750 Ballerup, Danmark, der er dataansvarlig for den indsamling og behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne politik.
3 Indsamling, typer af personoplysninger og kilden til dine oplysninger
De personoplysninger, som vi behandler om dig, varierer afhængigt af, om du blot besøger vores hjemmeside, om du retter henvendelse til os, eller om du er nuværende eller tidligere medlem hos os.
Hvis du er kunde i Velliv Pension & Livsforsikring A/S ("Velliv") og dermed blevet automatisk medlem hos os, modtager vi visse af dine personoplysninger fra Velliv. Det drejer sig eksempelvis om information vedrørende dit kundeforhold hos Velliv, dit navn, dine kontaktoplysninger, dit CPR-nummer og oplysninger om din berettigede medlemsbonus, herunder bonusgrundlag og beløb. Dertil behandler vi også billeder af dig fra sociale arrangementer, hvis du har deltaget i sådanne.
Hvis du henvender dig til os, udgør vores behandling af personoplysninger om dig almindelige personoplysninger, herunder identitets- og kontaktoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mail samt, hvis du er medlem, eventuelt oplysning om, at du har et eksisterende pensions- eller forsikringskundeforhold i Velliv, herunder aftalenummer, hvilket er en forudsætning for medlemskab af Velliv Foreningen. Herudover kan vi behandle oplysninger om dit vælger-ID og afstemningskode. Vi behandler også den korrespondance, vi har med dig.
Er du er medlem og kandidat til vores repræsentantskab, behandler vi tillige oplysninger om dine tidligere erhvervserfaring og dine personlige værdisæt af betydning for kandidaturet. Velliv Foreningen behandler udelukkende følsomme personoplysninger om dig (f.eks. helbredsoplysninger, fagforeningstilhørsforhold), hvis du selv oplyser sådanne forhold til os.
Er du tidligere medlem, behandler vi også de oplysninger om dig, som du afgiver i udmeldingsblanketten, så vi kan behandle din udmelding samt administrere, at du ikke længere er berettiget til bonus fra os.
Hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev, behandler vi din e-mailadresse og dit postnummer.
Såfremt du har accepteret vores brug af cookies, behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside, herunder din IP-adresse samt oplysninger omkring hvor længe du har besøgt en side, hvilken enhed, du har anvendt, din browsertype mv.
Velliv Foreningen modtager dine personoplysninger både direkte fra dig samt fra tredjeparter. Fx indsamler, lagrer og behandler vi personoplysninger om dig i forbindelse med din brug af vores hjemmesider, kontaktformularer og andre platforme samt i forbindelse med vores medlemsadministration. I sidstnævnte tilfælde modtager vi dine personoplysninger fra Velliv.
Når du afgiver dine personoplysninger, vil det altid fremgå, om afgivelsen er frivillig eller nødvendig for gennemførelsen af den ønskede handling.
Velliv Foreningens ydelser er afhængige af, at dine personoplysninger er korrekte. Du bør derfor oplyse os, såfremt der forekommer ændringer herom.
4 Vores formål og det juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger
Velliv Foreningen behandler personoplysninger om dig til følgende formål og på følgende juridiske grundlag:
Medlemsadministration for nuværende eller tidligere medlem
Som forsikringstager i Velliv opnår du automatisk medlemskab af Velliv Foreningen. Vi behandler dine personoplysninger med henblik på den løbende medlemsadministration, udregning og udbetaling af bonus, besvarelse af henvendelser, udsendelse af information om medlemsarrangementer, repræsentantskabsvalg og notifikationer om muligheden for at stemme. Dertil behandler vi også oplysninger om dig som tidligere medlem med henblik på at overholde gældende lovgivning om dokumentation samt at sikre, at vi ikke udbetaler bonus til forsikringstagere, der ikke ønsker at være medlem af Velliv Foreningen.
Det juridiske grundlag for vores behandling af dine almindelige personoplysninger i forbindelse med vores generelle medlemsadministration er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, da behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af aftalen om medlemsskabet og for, at du som forsikringstager kan nyde godt af dine afledte rettigheder som medlem af Velliv Foreningen, Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, hvis vi har en retlig forpligtelse (fx i henhold til bogføringsloven) samt Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, for øvrige oplysninger, når behandlingen forfølger Velliv Foreningens legitime interesse i at kunne udføre sine sædvanlige aktiviteter.
Behandlingen af dit CPR-nummer, der er videregivet til os fra Velliv, er baseret på databeskyttelseslovens § 11 stk. 2, nr. 3, idet oplysningen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af Velliv Foreningens medlemmer i forbindelse udbetaling af bonus til din NemKonto. Derudover kan behandlingen af dit CPR-nummer også ske i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. databeskyttelseslovens § 7 stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra d.
Kandidatanmeldelse:
I forbindelse med repræsentantskabsvalg i Velliv Foreningen har du som medlem mulighed for at stille op. Dette gør du via et opstillingssystem, hvor du bl.a. skal afgive dine kontaktoplysninger. Oplysningerne anvendes dels til at kontakte dig i valgperioden, men også til at kontrollere om du opfylder kravene til valgbarhed. Såfremt du opfylder kravene, vil dele af dine oplysninger blive offentliggjort. Hvilke oplysninger det drejer sig om, fremgår af systemet, der er åbent i opstillingsperioden.
Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med repræsentantskabsvalg er vores legitime interesser i at kunne administrere repræsentantskabsvalget, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen og vores retlige forpligtelse til at håndtere dine vedtægtsbestemte demokratiske rettigheder i forbindelse med repræsentantskabsvalget, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.
Hvis vi behandler følsomme oplysninger om dig i forbindelse med et repræsentantskabsvalg er hjemlen for denne behandling databeskyttelseslovens art. 9, stk. 2, litra d, og art. 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen sker som led i vores foreningsaktiviteter, og tilmed i din egen interesse.
Medlemsservice og -kommunikation:
Når du henvender dig til Velliv Foreningen, indsamler og behandler vi de oplysninger, som du afgiver, så vi kan behandle dine henvendelser. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger til os (f.eks. helbredsoplysninger, oplysning om politisk overbevisning eller oplysning om etnicitet), medmindre det er nødvendigt for behandlingen af din henvendelse. I den forbindelse bør du kun sende oplysningerne via vores sikre kontaktformular.
Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med din henvendelse til os er både dine og vores legitime interesser i at kunne håndtere din henvendelse og kommunikerer med dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen.
Behandlingen af dine følsomme personoplysninger kan undtagelsesvist være nødvendig for besvarelse af en henvendelse fra dig og sker således som led i vores legitime foreningsmæssige aktiviteter. Disse oplysninger videregives ikke uden dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra d og art. 6, stk. 1, litra f, eller ved indhentelse af dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a og art. 6, stk. 1, litra a.
Donationsansøgninger:
Hvis du indsender en prækvalifikation eller ansøgning om en donation til et almennyttigt projekt indenfor mental sundhed, indgår dine personoplysninger i ansøgningen. Disse oplysninger anvendes til at kontakte dig i forbindelse med ansøgningsprocessen samt til at udbetale din donation - såfremt din ansøgning godkendes.
Jobansøgning:
Hvis du søger job hos Velliv Foreningen, kan du uploade din ansøgning på vores sikre kontaktformular eller sende os din ansøgning med posten. Velliv Foreningen benytter et sikker uploads-system, så dine fortrolige informationer beskyttes via en krypteret forbindelse.
Vi anvender dine kontaktoplysninger til at kontakte dig ifm. ansøgningsprocessen og opfordrer dig til ikke at sende følsomme personoplysninger eller dit CPR-nummer, da dette ikke er relevant i rekrutteringsprocessen. Vi indsamler og behandler typisk følgende oplysninger, afhængigt af, hvad du sender til os i forbindelse med din ansøgning:
Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fotografi, fødselsdato, civil status, tidligere job, uddannelse og kurser, alder, køn, børn, LinkedIn profil, jobansøgning, identifikationsoplysninger om referencepersoner, CV, karakterudskrift, eksamensbevis, resultat af personlighedstest.
Nyhedsbreve:
Hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev, vil Velliv Foreningen behandle dine personoplysninger til fremsendelse af nyhedsbreve fra Velliv Foreningen med bl.a. aktuelle medlemsaktiviteter og informationer. Hvis du på et tidspunkt ikke ønsker at modtage disse nyhedsbreve, kan du framelde dig ved at rette henvendelse pr. e-mail på info@vellivforeningen.dk eller ved at benytte afmeldingslinket i bunden af nyhedsbrevet.
Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med udsendelsen af vores nyhedsbreve er vores legitime interesser i at kunne levere disse nyhedsbreve, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen.
Cookies:
Hvis du har accepteret vores brug af cookies, vil vi behandle dine personoplysninger såsom IP-adresse og oplysninger om din enhed, browser og din adfærd på vores hjemmeside. Vi behandler disse oplysninger til at forbedre vores hjemmeside og til at forstå, hvordan vores brugere anvender hjemmesiden og til markedsføring af Velliv Foreningen, herunder mulighederne for at søge støtte gennem Velliv Foreningen.
Det juridiske grundlag for denne behandling er vores legitime interesser i at kunne levere en brugervenlig hjemmeside og markedsføre os over for dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen.
Du kan læse mere om brug af cookies i vores cookiepolitik.
Eventuelle retskrav:
Hvis vi i tilfælde af en tvist ser os nødsaget til at fastlægge et retskrav, gøre et retskrav gældende eller forsvare os imod et retskrav, vil vi behandle dine personoplysninger i forbindelse hermed.
Det juridiske grundlag for vores behandling af dine almindelige personoplysninger i denne forbindelse er vores legitime interesser i at kunne gøre et retskrav gældende eller forsvare os imod et retskrav, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i Databeskyttelsesforordningen.
Behandlingen af dine følsomme personoplysninger kan være nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Det juridiske grundlag for denne behandling er Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f og art. 6, stk. 1, litra c.
5 Hvem deler Velliv Foreningen dine personoplysninger med?
Velliv Foreningen udveksler visse af dine personoplysninger med Velliv for at sikre, at du er aktiv forsikringstager, hvilket er en forudsætning for et medlemskab af Velliv Foreningen. Velliv Foreningen udveksler også visse af dine personoplysninger med Velliv, hvis du har meldt dig ud af Velliv Foreningen, da dette har betydning for, om du fx er berettiget til bonus.
Derudover udveksler Velliv Foreningen dine personoplysninger med pengeinstitutter samt offentlige myndigheder, herunder SKAT.
Velliv Foreningen overlader i visse tilfælde dine personoplysninger til Velliv Foreningens leverandører, som leverer ydelser på Velliv Foreningens vegne, fx i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve, medlemsadministration, stemmeafgivelse og anmeldelse af kandidatur til valg. Disse leverandører behandler alene personoplysningerne på Velliv Foreningens vegne og i overensstemmelse med Velliv Foreningens instruks og kan således ikke behandle personoplysninger til egne formål.
6 Overførsel af dine personoplysninger til tredjelande
Velliv Foreningen kan anvende leverandører eller samarbejdspartnere, der involverer overførelse af dine personoplysninger til tredjelande, dvs. lande uden for EU/EØS.
Velliv Foreningen anvender EU-Kommissionens Standardkontraktbestemmelser som overførelsesgrundlag, medmindre andre overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel 5 finder anvendelse. Velliv Foreningen sikrer, at enhver overførelse sker i overensstemmelse med de seneste retningslinjer for supplerende foranstaltninger til EU-Kommissionens Standardkontraktbestemmelser.
7 Opbevaring af personoplysninger
Dine personoplysninger vil blive slettet, når det ikke længere er nødvendigt for Velliv Foreningen at behandle eller opbevare dem til brug for ovenstående formål.
Jobansøgninger vil blive opbevaret indtil afslutningen på rekrutteringsprocessen, og så snart det er taget stilling til ansøgerens egnethed.
Personoplysninger relateret til kandidaturanmeldelser opbevares indtil valgperioden er afsluttet.
Har du tilmeldt dig vores nyhedsbreve, opbevarer vi oplysning om dit navn og din e-mailadresse, indtil du afmelder modtagelsen af nyhedsbrevet.
Har du rettet henvendelse til os eller haft korrespondance med os, sletter vi dine personoplysninger løbende i det omfang vores medarbejdere gennemgår e-mails, drev og dokumenter, og senest efter 2 år, medmindre vi har en anledning til at opbevare dem i længere tid.
Personoplysninger, der er opbevaret i Vellivs kunderegister på vegne af Velliv Foreningen, slettes 10 år efter, at medlemmet har modtaget et brev om at have ret til bonus og bonussens størrelse, jf. forældelseslovens § 5, stk. 1, nr. 3.
Har du meldt dig ud af Velliv Foreningen, opbevarer vi dine oplysninger et år efter, at du har afsluttet dit kundeforhold hos Velliv, hvis de ikke skal opbevares længere efter ovennævnte 10 års-regel.
Oplysninger om din stemme til repræsentantskabsvalg slettes dog 30 dage efter godkendt valghandling, mens logfilerne relateret hertil slettes efter 24 måneder.
Opbevaring af oplysninger, som vi behandler i forbindelse med en donationsansøgning, fremgår af vores privatlivspolitik for donationsansøgninger.
Opbevaring af oplysninger i relation til vores brug af cookies fremgår af vores cookiepolitik.
8 Dine rettigheder
Du har – med den gældende databeskyttelseslovgivnings begrænsninger - følgende rettigheder:
8.1 Retten til indsigt
Du har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, og i den forbindelse også ret til at modtage en kopi af dine personoplysninger samt information om:
- Formålet med behandlingen,
- Kategorierne af personoplysninger,
- Modtagere eller kategorier af modtagere, herunder modtagere i eventuelle tredjelande og i den forbindelse de fornødne garantier for overførslen,
- Opbevaringsperioden eller kriterierne for fastsættelse af denne,
- Retten til berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse imod behandlingen af dine personoplysninger,
- Retten til at klage til Datatilsynet,
- Hvorfra dine personoplysninger stammer,
- Forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering, og i den forbindelse som minimum oplysninger om logikken her i samt betydning og de forventede konsekvenser heraf.
8.2 Retten til berigtigelse
Du har ret til at anmode om at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget samt ret til at anmode om at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.
8.3 Retten til sletning
Du har ret til at anmode om at få personoplysninger om dig selv slettet under visse omstændigheder, eksempelvis hvis behandlingen er baseret på dit udtrykkelige samtykke, og du trækker samtykket tilbage.
8.4 Retten til begrænsning
Du har ret til at anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger, eksempelvis i forbindelse med, at rigtigheden af personoplysningerne bestrides.
8.5 Retten til dataportabilitet
Når vores behandling foretages automatisk og er baseret på dit samtykke eller opfyldelse af en aftale med dig, har du ret til at anmode om at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt ret til at anmode om at få transmitteret disse personoplysninger til anden dataansvarlig, hvis teknisk muligt.
8.6 Retten til indsigelse
Du har ret til - af grunde, der vedrører din særlige situation - at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor behandlingsgrundlaget er legitime interesser, som angivet ovenfor. Velliv Foreningen må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre vi påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Hvis du har afgivet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Tilbagekalder du dit samtykke, vil dette dog ikke berøre den behandling af dine personoplysninger, som fandt sted forud for tilbagekaldelsen.
Har din anmodning om berigtigelse, sletning eller blokering af personoplysninger givet anledning til, at Velliv Foreningen har foretaget ændringer, underretter Velliv Foreningen modtagere af dine personoplysninger, herunder Velliv, om disse ændringer, således at ændringerne slår igennem hos dem, som Velliv Foreningen efter databeskyttelsesreglerne er forpligtet til at give information herom.
8.7 Retten til at klage
Du har også ret til at klage til en kompetent tilsynsmyndighed, herunder Datatilsynet. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
9 Kontakt
Hvis du har spørgsmål til Velliv Foreningen eller ønsker at udøve dine rettigheder, kan du rette henvendelse til:
Velliv Foreningen fmba
Lautrupvang 10
2750 Ballerup
Tlf.: 22 60 07 12
Mail: info@vellivforeningen.dk
10 Sikkerhed
Velliv Foreningen lægger stor vægt på, at alle personoplysninger behandles fortroligt, og at oplysningerne kun behandles af medarbejdere, der er instrueret i, hvordan personoplysninger skal behandles for at undgå, at dine personoplysninger tilintetgøres, misbruges eller kommer uvedkommende i hænde.
Det er essentielt for Velliv Foreningen at alle medarbejdere, som arbejder med personoplysninger, har den fornødne viden omkring hvordan personoplysninger skal behandles i forhold til kravene i loven samt i henhold til Velliv Foreningens principper og værdier på området. Velliv Foreningen uddanner og træner derfor kontinuerligt medarbejdere i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.
Endeligt følger Velliv Foreningens arbejde med informationssikkerhed ISO27001/2 standarden, som et anerkendt rammeværktøj og en international fælles metodik til styring og ledelse af informationssikkerhed.
11 Links til andre websites mv.
Vores hjemmeside kan indeholde links til andre websites eller til integrerede websites. Når du besøger andre websites, opfordres du til at læse indehaverens politik med hensyn til beskyttelse af personoplysninger samt andre relevante politikker.
12 Opdatering af privatlivspolitik
Denne privatlivspolitik er senest opdateret den 18. december 2023.